Jak średnia firma produkcyjna odzyskała kontrolę nad chaosem – case study z mojej pracy doradczej
- Jakub Kucharski
- 5 gru
- 2 minut(y) czytania
W ostatnich miesiącach miałem okazję współpracować ze średniej wielkości firmą produkcyjną, która od lat dostarcza swoje produkty bezpośrednio do klientów indywidualnych. Mimo stabilnej sprzedaży i rozpoznawalnej marki, organizacja zaczęła odczuwać coraz większy chaos operacyjny. Rosnący wolumen zamówień nie szedł w parze ze sprawnymi procesami – a to prowadziło do narastającej frustracji zespołu, niezadowolonych klientów i strat finansowych.
Poniżej opisuję cztery kluczowe problemy, z którymi firma się zmagała, oraz to, jak zaprojektowane przeze mnie rozwiązania pomogły ustabilizować sytuację i stworzyć fundament pod dalszy rozwój.
1. Brak spójnej komunikacji wewnętrznej i rozmyte odpowiedzialności
Firma działała w modelu, w którym większość decyzji „spływała” do właściciela. Efekt? Kumulacja zadań, opóźnienia, sprzeczne komunikaty i chaos decyzyjny. Pracownicy nie wiedzieli, które zadanie jest priorytetem, a które może poczekać.
Co zaproponowałem?
wprowadzenie struktury odpowiedzialności (model RACI),
zdefiniowanie ról liderów działów wraz z procesem przekazywania decyzji,
tygodniowe rytmy komunikacyjne, tak aby informacja nie ginęła „po drodze”.
Efekt: po 6 tygodniach pracownicy zgłaszali 40% mniej konfliktów związanych z niejasnością zadań, a właściciel odzyskał 15–20 godzin tygodniowo na pracę strategiczną.
2. Problemy z terminową realizacją zamówień
Produkcja działała w oparciu o intuicyjne planowanie – na bieżąco, bez danych o obciążeniu, stanach materiałowych czy prognozach sprzedaży. To skutkowało opóźnieniami, nadgodzinami i reklamacjami od klientów.
Moje rozwiązanie:
wdrożenie prostego systemu planowania produkcji opartego na realnych danych,
synchronizacja działów: sprzedaży, zakupów i produkcji,
wizualizacja pracy (tablice Kanban + dashboard z kluczowymi wskaźnikami).
Efekt: terminowość dostaw wzrosła z 72% do 94% w ciągu trzech miesięcy, a koszt nadgodzin spadł o ponad 30%.
3. Nieefektywny proces obsługi klienta
Każdy klient miał inne ustalenia, a większość rozmów i zamówień odbywała się telefonicznie. Częste pomyłki w zamówieniach były normą.
Zmiany, które wprowadziłem:
standaryzacja procesu obsługi i formularza zamówień,
stworzenie bazy wiedzy dla pracowników,
uruchomienie prostego CRM, który automatyzuje kontakt i porządkuje historię klienta.
Efekt: liczba pomyłek spadła o 60%, a czas obsługi jednej sprawy skrócił się średnio o 25%.
4. Brak spójnej strategii rozwoju
Firma „płynęła z prądem”. Produkty sprzedawały się same – do momentu, gdy konkurencja zaczęła działać szybciej i bardziej agresywnie.
Moje działania:
warsztaty strategiczne z zarządem,
dopracowanie modelu biznesowego i identyfikacja kluczowych przewag,
stworzenie ścieżki rozwoju na najbliższe 2 lata wraz z mierzalnymi celami.
Efekt: firma zaczęła świadomie podejmować decyzje o inwestycjach, produktach i procesach. Zamiast gaszenia pożarów — planowanie z wyprzedzeniem.
Co osiągnęła firma po 4 miesiącach współpracy?
wyższa terminowość produkcji,
bardziej zmotywowany i spokojniejszy zespół,
zmniejszenie kosztów operacyjnych,
lepsza obsługa klientów,
jasna wizja rozwoju, która daje poczucie kierunku i kontroli.
To wszystko nie dlatego, że firma „miała pecha”, ale dlatego, że przy pewnej skali naturalnie pojawiają się problemy, które wymagają poukładania procesów i odpowiedniego spojrzenia z zewnątrz.
Chcesz podobnej zmiany w swojej firmie?
Jeśli Twoja organizacja rośnie, ale procesy nie nadążają – mogę pomóc. Przeprowadzę diagnozę, zaprojektuję konkretne rozwiązania i poprowadzę Cię przez wdrożenie tak, aby efekty były odczuwalne szybko i realnie.
Napisz do mnie – porozmawiajmy o tym, jak możemy uporządkować Twoją firmę i odblokować jej potencjał. 🚀
